チャットワークなどのコミュニケーションツールで業務の効率化を！弊社ではメールや電話はほとんど利用しません！

こんにちは！代表の長井です。本日のブログでは、WEB業界で働く方が使えるツール情報を紹介しています。現在連絡のやり取りで不便さを感じてる方はぜひ活用してくださいね！

メールや電話は非効率です！

弊社では社内はもちろん取引先の方との連絡においてメールや電話を利用することはほとんどありません。代わりにチャットワークやSkypeで連絡のやり取りを行います。そのため、弊社の提供しているサービス（SEOコンサルティングやホームページ制作 etc.）を受けられたいお客様はチャットワークあるいはSkypeを利用して頂くことになります。その他、Slackにも対応可能です。

慣れていない方からするとなんだそれ！？となってしまうかもしれません。ただ、使い始めると非常に便利なツールであることを実感していだけると思います。電話だと今行っている作業の手を全て止めないといけませんし、メールだと担当者名を入れたり、冒頭に「お世話になっております。」などと挨拶文を入れたりと無駄が多いと感じてしまいます。

チャットツールを利用すればスピーディーなやり取りが可能となります。迅速かつ確実なコミュニケーションが取れることから多くの企業で活用されています。中小企業から大手企業までほとんどの企業がメール以外の連絡手段を活用していると思います。チャットワークは基本的な利用は無料となっていますので、気軽に導入することが可能です。

グループの作成やタスク管理もできる！

コミュニケーションツールをうまく活用すればビジネスが円滑になること間違いなしです。社内の部署ごとあるいはプロジェクトごとにグループを作成したり、タスク管理を行ったりすることができます。基本的にこれらのサービスを無料で利用できます。また、スマホ用のアプリに対応しているものもあります。緊急時など外出先からでもコミュニケーションを取ることが可能です。

弊社で活用しているコミュニケーションツール一覧

チャットワーク

チャットワークは、タスク管理に特化したコミュニケーションツールです。タスク管理を行いやすく、様々なタスクを日々こなさなければいけない方にとって重宝します。タスク内容・タスク期限・タスク担当者を決めてタスク登録をすることが可能です。タスク完了後は完了ボタンをクリックすればタスクがチャット上からなくなります。グループでのチャット機能も充実しています。ただし、2018年7月からグループ作成の数に上限が設定されてしまいました。14個以上のグループを作成する場合は有料プランに加入する必要があります。

Skype

元祖コミュニケーションツールのSkypeは、非常に使い勝手のよいツールです。利用者が多いのが特徴だと言えます。テンポの良いチャットを行うことが可能です。また、通話品質が高く、国内だけではなく海外在住のスタッフとも円滑なコミュニケーションを取ることができます。

Slack

ITのスタートアップ企業の多くが利用していると言われているコミュニケーションツールです。1対1でもグループでも円滑にやり取りを行うことができます。画像ファイルや資料の共有も簡単に行うことができます。各種ファイルを含み検索システムが秀逸です。

その他のコミュニケーションツール

LINE

どちらかと言うとプライベートで使用されることの多いコミュニケーションツールです。チャットも通話もスムーズに行うことができるので、実はビジネス用途でも問題なく使用することができます。もちろんパソコンにインストールすればパソコンで使うことができます。ノート機能を使えばタスクの管理も行えます。既読機能やスタンプ機能等LINEならではの特徴があります。チャットの履歴を検索できないのはマイナスです。

Hangout

Googleが提供しているHangoutは、主にビデオチャットを行うためのコミュニケーションツールです。チャット自体を使用することもできます。通話品質も高く人気があるのですが、慣れていないと使いづらいという欠点があります。

当記事のまとめ

弊社で使用しているコミュニケーションツールについて紹介しました。設立当初から電話やメールを使わないようにしています。仕事を途中で中断することになったり、無駄な文章が増えてしまったりとデメリットが大きいと感じているためです。

無料で利用できるコミュニケーションが揃っていますので、うまく活用すればビジネスの効率化に貢献してくれます。チャットワークやSkypeは特に使い勝手が良くメールアドレスさえあればすぐに利用することが可能です。ぜひ一度試してみてくださいね。